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宁夏师范学院内部控制规范(试行)

发布时间:2020-11-02 作者: 点击:

宁夏师范学院内部控制规范(试行)

第一章 总 则

第一条 为了进一步提高学校管理水平,规范内部控制,加强经济活动领域中风险防控机制建设,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》、财政部印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规和相关规定,制定本规范。

第二条 本规范适用于学校内部各单位(以下统称单位)经济活动的内部控制。

第三条 本规范内部控制,是指单位为实现工作目标和任务,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动中的风险进行防范和管控。

第四条 单位内部控制的主要目标是:保证单位经济活动合法、合规,资产安全有效使用,财务收支行为规范,财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和管理效能。

第五条 单位建立与实施内部控制,应当遵循下列原则:

(一)全面性原则。内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制。

(二)重要性原则。在全面控制的基础上,内部控制应当关注单位重要经济活动和经济活动的重要风险点。

(三)制衡性原则。内部控制应当在单位内部管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。

(四)适应性原则。内部控制应当符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。

第六条 单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。

第二章 学校内部控制

第七条 学校内部控制建设由“学校内部控制规范建设及实施领导小组办公室”牵头,负责组织协调内部控制相关工作。同时,充分发挥办公室、监察(审计)、人事、教学、科研、财务、基建、资产、后勤等管理部门在内部控制中的作用。

第八条 单位经济活动的决策、执行和监督实行相互分离。建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。单位重大经济事项决策,由单位领导班子集体研究决定。重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定,一经确定,不得随意变更。

第九条 各单位需建立健全内部控制关键岗位责任制,明确岗位职责及分工,建立不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督机制。实行内部控制关键岗位工作人员轮岗制度,明确轮岗周期。不具备轮岗条件的单位学校要采取专项审计等控制措施。

第十条 内部控制关键岗位主要包括预算管理、财务收支管理、采购业务管理、资产管理、基本建设管理、维修(改造)管理、绿化管理、教学管理、科研管理、合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位,涉及办公室、人事、教务、科研、学生、财务、基建、资产、后勤等相关单位,各单位根据自己的工作职责、权限,依据本规范建立适合本单位工作情况的内部控制制度、管理办法等,包括经济活动的业务流程、业务环节、经济活动风险点、应对风险点策略等,并督促相关工作人员认真执行。

第十一条 内部控制关键岗位工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。单位应当加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育,不断提升其业务水平和综合素质。

第十二条 根据《中华人民共和国会计法》规定,学校建立会计机构,负责学校预算和财务工作、资金管理工作。同时配备具有相应资格和能力的会计人员,按照高校财务管理制度、会计制度及时进行账务处理、编制预(决)算报告,确保财务信息真实、完整。

第十三条 各单位要充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。

第三章 风险评估和控制方法

第十四条 建立经济活动风险评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。经济活动风险评估至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,应及时对经济活动风险进行重估。

第十五条 单位开展经济活动风险评估需成立风险评估工作小组,由单位负责人担任组长。经济活动风险评估结果应当形成书面报告并及时提交分管领导或学校,制定应对策略。

第十六条 单位进行风险评估时, 应当重点关注以下方面:

(一)内部控制工作的组织情况。是否在单位内部控制中建立沟通协调和联动机制。

(二)内部控制机制的建设情况。包括经济活动的决策、执行、监督是否实现有效分离;权、责是否对等;是否建立健全议事决策机制、岗位责任制、内部监督等机制。

(三)内部管理制度的完善情况。包括内部管理制度是否健全;执行是否有效。

(四)内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员的培训、轮岗、评价等机制;工作人员是否具备相应的资格和能力。

(五)财务信息的编报情况。包括是否按照国家统一的会计制度对经济业务事项进行账务处理、编制财务会计报告。

(六)预算管理情况。包括单位在预算执行过程中是否公开、透明,是否按照批复的额度和开支范围执行预算,进度是否合理,是否存在无预算、超预算支出等问题。项目预算是否按时限完成,预算执行是否合规合理。

(七)收支管理情况。创收单位是否将收入纳入学校预算,上缴学校统一管理,使用是否合规合理。

(八)政府采购管理情况。包括是否按照规定程序组织政府采购招标;是否按照预算和计划办理政府采购业务;是否按照合同和规定程序进行验收及保存政府采购业务相关档案。

(九)资产管理情况。包括是否实现资产归口管理并明确使用责任;是否定期对资产进行清查盘点,对账实不符的情况及时进行处理;是否按照规定处置资产。

(十)基本建设和维修项目管理情况。相关单位建设项目实施是否按照概(预)算投资严格履行审核、审批程序;是否建立有效的招投标控制机制;是否按照规定保存建设项目相关档案并及时办理移交手续。

(十一)合同管理情况。相关单位是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况,是否建立合同出现纠纷时有对应策略。

第十七条 单位内部控制方法。

(一)实行不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实行相应的分离措施,形成相互制约、相互监督的工作机制。

(二)内部授权审批控制。明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任,建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。

(三)归口管理。根据本单位实际情况,按照权、责对等的原则,明确负责人对有关经济活动实行统一管理。

(四)预算控制。强化预算对经济活动的约束,使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。

(五)财产保护控制。建立资产日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全完整。

(六)会计控制。建立健全本单位财务管理制度,加强会计机构建设,强化会计人员岗位责任制,严格执行财经纪律,严把审核审批关。规范会计基础工作,加强会计凭证、会计账簿、财务会计报告、会计档案保管的处理和流程管理。

(七)票据控制。根据有关财政法规、制度,制定单位经济活动业务流程,明确、界定各项经济活动所涉及的合同、原始单据等,要求相关工作人员要按照规定填制、审核、报销票据,并在票据上签字。

(八) 信息内部公开。建立健全经济活动相关信息内部公开制度,根据国家有关规定和单位的实际情况,确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。

第四章 预算控制

第十八条 学校实行校、院两级预算管理,实行“统一领导,统一预算,分级管理,权责结合”的预算管理体制,实行报账制。

第十九条 学校预算编制应遵循“以收定支、量入为出、优先保障、综合平衡”的原则,预算编制要做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。财务部门给各单位建立预算账户,对各单位预算总量进行控制,并对预算执行单位业务进行指导,同时要求二级学院建立预算经费收支明细账,由专人兼管,对发生的收支业务进行登记。

第二十条 财务部门编制学校内部预算。年初财务部门根据财政厅下达的经费预算,根据学校总体工作目标和任务,根据办公室、人事、教学、科研、学生、资产、后勤、图书馆、二级学院等单位工作需要提供的预算,编制学校内部预算方案。预算方案经提交校长办公会审议、党委会审定后,下达各单位执行,并在校园网公示。财务管理部门对各单位预算执行情况进行监管,发挥预算对经济活动的管控和约束作用。

第二十一条 各单位根据学校批复的预算指标可细化预算,规范使用经费,确保预算严格有效执行,同时各单位要在内部定期通报预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施,提高预算执行的有效性。

第二十二条 加强预算管理,制定预算分配管理办法、经费预算使用管理办法、科研项目经费管理办法、基本建设财务支出管理办法等。理顺、明晰学校与各单位之间的财务审批权限、经济责任,全面规范学校各项经济活动。加强预(决)算分析工作,发挥预算导向作用,为学校管理提供决策依据。

第二十三条 推进预算绩效管理, 建立“目标、监控、评价、反馈”全过程的预算绩效管理机制。

第五章 财务收支控制

第二十四条 建立健全收入内部管理制度。财务部门按照不相容岗位相互分离的控制方法,合理设置收费管理岗位,明确相关岗位职责权限,根据有关文件负责收取学费、住宿费等其他费用,严格按收支两条线管理制度执行,做到收缴分离、票款一致, 并及时、足额上缴财政专户或国库,不得以任何形式截留、挪用。

第二十五条 各单位因承办培训、考试等项目取得的收入一律纳入学校统一管理,实行收支两条线管理。严禁设立账外账。各单位签订的合同、协议凡涉及收入的应及时提交财务部门作为账务处理的依据,确保各项收入应收尽收,及时入账。

第二十六条 财务部门应建立健全票据管理制度。财政各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。按照规定应设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据开具应当按照顺序号使用,不得拆本使用。负责保管票据的人员要单独配置保险柜等保管设备,做好废旧票据管理。不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据等,不得擅自扩大票据适用范围。

第二十七条 建立健全支出内部管理制度,科学合理设置财务工作岗位,配备财务工作人员,明确相关岗位职责权限,明确支出报账流程,按照规定办理支出事项。健全内部审批、执行付款、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。

(一)加强支出审批控制。明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应当在授权范围内审批,不得越权审批。

(二)加强支出审核控制。全面审核各类票据。重点审核票据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,确保与经济业务事项相符。

(三)加强支付控制。明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证应当进行登记,严格按照零余额账户管理规定执行,实行网上支付。使用公务卡结算的,应当按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。

(四)加强支出的核算和归档控制。财务部门应根据支出凭证及时进行账务处理,登记账簿;根据支出业务相关的会计凭证、账簿、会计报告等会计资料及时做好会计归档工作。

第二十八条 建立健全债务内部管理制度,明确债务管理岗位的职责权限,不得由一人办理债务业务的全过程。做好一般债务的会计核算和档案保管工作,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理,防范和控制财务风险。

第六章 采购业务控制

第二十九条 建立健全政府采购管理制度,执行《政府采购法》及《自治区政府采购目录及标准》,加强预算与计划管理、合同执行与验收管理。

第三十条 明确采购相关岗位的职责权限,建立政府采购计划制定与内部审批、招标文件制定与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。

第三十一条 加强政府采购预算与计划管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门之间的沟通协调。根据本单位实际需求和相关技术要求编制政府采购预算,按照已批复的预算安排政府采购计划。

第三十二条 加强政府采购活动管理。对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、财务、资产、内部审计、监察等部门相互监督、相互制约的机制。加强对政府采购的内部审核,按照规定选择政府采购方式,由公共资源交易中心或委托代理机构发布政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项应当加强内部审核,严格履行审批手续。

第三十三条 单位应当加强对政府采购项目的验收管理。 根据规定的验收制度和政府采购文件,由资产等部门对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收并出具验收证明。

第三十四条 加强对政府采购业务的记录控制。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招投标文件、中标通知书、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。

第三十五条 加强对涉密政府采购项目安全保密的管理。对于涉密政府采购项目,单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

第三十六条 《自治区政府采购目录及标准》规定以外的采购项目,学校业务管理部门可参照政府采购管理办法制定学校设备物资采购管理办法,进行采购。

第七章 资产控制

第三十七条 学校资产包括固定资产、流动资产、在建工程、无形资产和对外投资等。资产管理部门要合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,对固定资产资产实行分类管理,要建立健全资产内部管理制度,制定学校国有资产管理办法。严格执行法律、法规和国有资产管理办法,确保资产安全和有效使用。

第三十八条 加强对实物资产和无形资产的管理,明确相关部门和岗位的职责权限,强化对资产配置、使用和处置等关键环节的管控。

(一)对资产实施归口管理。明确资产使用和保管责任人,落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产,应当指定专人保管,对领用并严格执行审批程序。

(二)按照国有资产管理相关规定,要明确资产调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。

(三)建立资产台账,加强资产的实物管理。定期清查盘点资产,确保账实相符。财务、资产、资产使用等部门应当定期对账,发现不符的,应当及时查明原因,并按照相关规定处理。

(四)建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析工作实现对资产的动态管理。

第三十九条 加强对银行账户的管理,严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。

第四十条 财务部门要设置货币资金管理岗位,建立健全货币资金管理岗位责任,加强货币资金的核查控制。会计人员要定期和不定期抽查盘点库存现金, 核对银行存款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表,核对是否账实相符、账账相符。对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因,并按照相关规定处理。不得由一人办理货币资金业务的全过程,确保不相容岗位相互分离。

(一)出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。

(二)严禁一人保管收付款项所需的全部印章。财务专用章、收费专用章、应当由专人保管,用于财务的个人名章应当由本人或其授权其他人员保管。负责保管印章的人员要配置单独的保管设备。

(三)按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,应当严格履行签字或盖章手续。

第四十一条 加强其他应收款管理。对因公借款的单位或个人,财务部门要限期相关单位及个人及时报账、清理。对长期挂账款项,财务部门要会同相关单位核查、清理,确为呆账无法收回的按规定程序逐级申报处理。

第四十二条 根据国家有关规定,加强对外投资管理。单位对外投资,由学校研究决定。

第四十三条 在建工程,由业务管理部门根据合同跟踪检查,并对执行情况进行全过程监管。

第八章 基本建设、维修项目控制

第四十四条 合理设置基本建设、维修(改造)等项目管理岗位,明确岗位的职责权限。建立健全项目内部管理制度,设立项目建议、项目预算编制、审核、项目决策、项目实施、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。

第四十五条 基本建设项目建议书、可行性研究报告、概(预)算书编制等,可通过招标或委托具有相应资质的中介机构进行编制。

第四十六条 依据国家、自治区招投标有关规定,基本建设项目必须进行招标,并接受有关部门的监督,签订保密协议、限制接触等必要措施,确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。

第四十七条 建立与建设项目相关的议事决策程序、机制, 严禁个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。决策过程及各方面意见应当形成书面文件,与相关资料一同妥善归档保管。

第四十八条 根据自治区发改委或教育厅等部门及学校审批的投资计划、预算对建设项目资金实行专款专用,严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。基建和财务部门根据合同、项目建设进度、按照规定向项目承建单位支付工程款。实行国库集中支付的建设项目,应当按照财政国库管理制度相关规定支付资金。

第四十九条 基本建设项目经批准的投资概(预)算是工程投资的最高限额,如有调整,应当按照国家有关规定报经批准。项目变更、设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。基建管理部门要制定学校基本建设项目变更管理办法。

第五十条 基建管理部门要加强对建设项目档案的管理。 做好相关文件、合同、图纸、技术资料等材料的收集、整理、归档和保管工作。

第五十一条 建设项目竣工后,按照规定的时限要委托财政评审中心或具有资质的中介机构进行工程决算,并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的,可根据建设项目的实际投资暂估入账,转作相关资产管理。

第五十二条 学校维修(改造)、绿化、安装等项目要按照《政府采购法》及《自治区政府采购目录及标准》、上级部门及学校批复的预算,业务管理部门认真编制采购计划,申请政府采购。

第五十三条 学校业务管理部门要制定学校维修(改造)、绿化管理办法。根据《自治区政府采购目录及标准》规定以外的学校维修(改造)、绿化等自建项目,业务管理部门需先论证、提方案,按程序、审批权限,征得分管领导同意或经相关会议研究同意后,进行招标,按计划实施。

第五十四条 学校维修(改造)、绿化、安装等项目完工验收后,业务管理部门应与公司及时决算,同时决算报告应由内部审计部门或学校委托中介机构对项目进行审计。

第九章 合同控制

第五十五条 合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限,建立健全合同内部管理制度。对合同实施归口管理,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。签订的合同与财务收支有关的,须送财务部门一份,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

第五十六条 加强对合同订立的管理,明确合同订立的范围和条件。合同订立应由合同履行单位、法律、技术、财务等工作人员参与审定,对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,必要时可聘请外部专家参与相关工作。合同谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。

第五十七条 单位对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。建立合同履行监督审查制度,对合同履行中需签订补充合同、或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

第五十八条 财务部门根据合同履行情况、业务管理部门提供的付款计划,可办理支付工程款和进行账务处理。未按照合同条款履约的,财务部门在付款之前可向单位负责人报告有关情况。

第五十九条 合同归口管理部门要加强对合同的全过程管理。定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况。加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第六十条 加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的,单位应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员应向单位有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第十章 债务控制

第六十一条 学校举债主要指银行贷款。学校应建立举债评估与决策机制。学校举债时项目负责单位应提出举债的必要性、可行性,论证后,提交学校决定。

第六十二条 学校举债时应首先考虑学校财力状况、偿还能力,在学校可承受的范围内,申请自治区发改委、财政厅、教育厅批准后举债。

第六十三条 建立债务风险可控临界点,加强风险控制。建立债务往来账,由财务部门核算、管理债务。

第六十四条 不得违反规定举借债务,不得给其他单位或个人提供担保。

第十一章 评价与监督

第六十五条 建立健全内部监督制度,明确内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行监督检查。内部监督应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。

第六十六条 学校监察审计部门应当定期或不定期检查各单位内部管理制度的建立与执行情况、内部控制关键岗位及人员的设置情况等,对发现内部控制存在有问题的单位可提出改进建议。

第六十七条 单位负责人对单位内部控制的有效性可进行评价,并出具自我评价报告。同时接受上级部门的检查和评价。

第十二章 附 则

第六十八条 本规范自发布之日起施行。